Uredsko poslovanje

Pripremili članovi Državne ispitne komisije koji ispituju Opći dio Državnog stručnog ispita, predmet "Uredsko poslovanje".


SADRŽAJ PREDMETA

1. Temeljni pojmovi uredskog poslovanja
2. Primitak, otvaranje i pregled pošiljki
3. Upisivanje pismena
4. Dostava pismena u rad
5. Sastavni dijelovi neupravnog akta
6. Otpremanje akata
7. Razvođenje akata u upisniku predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenom zapisniku
8. Rokovnik predmeta
9. Stavljanje predmeta u pismohranu i čuvanje
10. Pečati, žigovi i štambilji
11. Natpisne ploče


PITANJA I ODGOVORI ZA PONAVLJANJE
1. Što obuhvaća pojam „uredsko poslovanje"?
Uredsko poslovanje je skup pravila i mjera u postupanju s pismenima, koji obuhvaća sljedeće:
  • primanje
  • izdavanje
  • evidencija
  • dostava u rad
  • obrada
  • otpremanje
  • čuvanje
  • izlučivanje i
  • predaja nadležnom arhivu ili drugom nadležnom tijelu.
2. Što je pisarnica?
Pisarnica je posebna unutarnja ustrojstvena jedinica koja obavlja poslove primanja i pregleda pismena i drugih dokumenata, njihovog razvrstavanja i raspoređivanja, upisivanja u odgovarajuće evidencije (očevidnike), dostave u rad, otpremanja, razvođenja te njihova čuvanja u pismohrani.
3. Što je pismohrana?
Pismohrana je dio pisarnice koja obavlja poslove čuvanja i izlučivanja pismena te drugih dokumenata.

Izlučivanje je postupak izdvajanja građe odložene u pismohranu nakon isteka propisanog roka čuvanja, radi uništenja ili predaje nadležnom arhivu.

Akt o uništenju građe odnosno predaje nadležnom arhivu donosi čelnik tijela, sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti.
4. Što je dokument?
Dokument je svaki podatak, odnosno svaki napisani, umnoženi, nacrtani, slikovni, tiskani, snimljeni, magnetni, optički, elektronički ili bilo koji drugi zapis podatka, fizički predmet, priopćenje ili informacija, koji sadržajem i strukturom čini raspoznatljivu i jednoznačno određenu cjelinu povezanih podataka.
5. Što je pismeno?
Pismeno je podnesak ili akt.
6. Što je podnesak?
Podnesak je pismeno kojim stranka pokreće postupak, dopunjuje, mijenja svoj zahtjev odnosno drugo traženje ili od tog odustaje.
7. Što je akt?
Akt je pismeno kojim tijelo odlučuje o predmetu postupka, odgovara na podnesak stranke, određuje, prekida ili završava neku službenu radnju te obavlja službeno dopisivanje s drugim tijelima, odnosno pravnim osobama koje imaju javne ovlasti.
8. Što je spis?
Spis (predmet) je skup pismena, priloga i drugih dokumenata koji se odnose na isto pitanje ili zadaću, ili koji na drugi način čine posebnu cjelinu.
9. Kako se razvrstavaju primljena pismena?
Primljena pismena razvrstavaju se na pismena predmeta upravnog postupka i pismena predmeta neupravnog postupka.
 
Razvrstavanje primljenih pismena obavlja službenik pisarnice koji otvara i pregledava primljene pošiljke. Izuzetno, čelnik tijela može odrediti da razvrstavanje pismena obavlja drugi službenik.
10. Što je prijemni štambilj, gdje se stavlja i što sadrži?
Otisak prijemnog štambilja stavlja se na izvornike primljenih pismena koja se upisuju u upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno u urudžbeni zapisnik.

Otisak prijemnog štambilja stavlja se na pismeno u gornjem desnom uglu prve stranice pismena, a ako tamo nema mjesta, na drugom pogodnom mjestu prve stranice. Ako na prvoj stranici nema dovoljno mjesta, otisak prijemnog štambilja stavit će se na zadnjoj stranici pismena na pogodno mjesto. Ako su sve stranice pismena u potpunosti popunjene, otisak prijemnog štambilja stavit će se na papir koji će se pričvrstiti uz pismeno.

Otisak prijemnog štambilja ne stavlja se na priloge.

Prijemni štambilj ima nepromjenjivi i promjenjivi sadržaj.

Nakon otiskivanja prijemnog štambilja, na otisku ostaje ispisan nepromjenjiv sadržaj:
  1. REPUBLIKA HRVATSKA
  2. Brojčana oznaka tijela koje prima pismeno
  3. Naziv tijela koje prima pismeno
  4. Tekst „Primljeno"
  5. Tekst „Klasifikacijska oznaka"
  6. Tekst „Urudžbeni broj"
  7. Tekst „Ustrojstvena jedinica"
  8. Tekst „Prilozi"
  9. Tekst „Vrijednost".

 U prazna polja otiska zatim se upisuju slijedeći podaci:

  1. „Primljeno" - datum primitka
  2. „Klasifikacijska oznaka" - klasifikacijsku oznaku
  3. „Urudžbeni broj" - urudžbeni broj
  4. „Ustrojstvena jedinica" - brojčana oznaka unutarnje ustrojstvene jedinice u koju se pismeno raspoređuje
  5. „Prilozi" - broj priloženih priloga
  6. „Vrijednosti" - ukupan iznos upravne pristojbe, novca ili naznaku drugih vrijednosti koje su priložene pismenu.
11. Koje su osnovne evidencije uredskog poslovanja?
Osnovne evidencije uredskog poslovanja su:                                 .
  1. Urudžbeni zapisnik – u koji se upisuju pismena neupravnog postupka;
  2. Upisnik predmeta upravnog postupka u koji se upisuju pismena:
  3.                                    
                                                        - prvostupanjskog upravnog postupka
                                                        - drugostupanjskog upravnog postupka.
12. Što označava klasifikacijska oznaka i kada se određuje?
Klasifikacijska oznaka označava predmet.

Klasifikacijska oznaka određuje se prilikom upisa prvog podneska, odnosno, akta kojim se osniva predmet.
13. Što označava urudžbeni broj?
Urudžbeni broj označava pojedino pismeno u predmetu.
14. Koje oznake moraju imati pismena upravnog postupka i pismena označena određenim stupnjem tajnosti?
Pismena upravnog postupka i pismena označena određenim stupnjem tajnosti moraju imati slijedeće oznake:

    1.  UP/I  - oznaka pismena prvostupanjskog upravnog postupka,
         UP/II – oznaka pismena drugostupanjskog upravnog postupka;

     2. pismena označena određenim stupnjem tajnosti – moraju imati odgovarajuću oznaku stupnja tajnosti, sukladno propisima o  tajnosti podataka.
15. Koje su pomoćne evidencije uredskog poslovanja?
Pomoćne evidencije uredskog poslovanja su:
  • knjiga primljene pošte
  • interna dostavna knjiga
  • dostavna knjiga za poštu
  • dostavna knjiga za mjesto
  • rokovnik predmeta
  • knjiga pismohrane.
16. Što je knjiga primljene pošte i čemu služi?
Knjiga primljene pošte je pomoćna evidencija u koju se upisuju određene pošiljke, i to pošiljke na čijoj je omotnici pored naziva tijela naznačeno osobno ime čelnika tijela ili druge službene osobe toga tijela, pošiljke u vezi s raspisanom licitacijom, natječajima i druge pošiljke ako je na omotnici naznačeno da ih može otvoriti samo čelnik tijela, druga službena osoba ili komisija. Takve upisane pošiljke, uz potpis, se predaju naslovljenoj osobi, odnosno komisiji
17. Što je interna dostavna knjiga i čemu služi?
Interna dostavna knjiga je pomoćna evidencija putem koje se obavlja dostavljanje pismena između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica (ukoliko se elektroničkim putem ne može sa sigurnošću pratiti tijek pismena između pisarnice i unutarnjih ustrojstvenih jedinica).

Svaka unutarnja ustrojstvena jedinica ima jednu, a po potrebi i više internih dostavnih knjiga.
18. Što je dostavna knjiga za poštu i čemu služi?
Dostavna knjiga za poštu je pomoćna evidencija koja se vodi za otpremljenu poštu, radi upisa svih akata koji se otpremaju putem poštanske službe.

U dostavnoj knjizi za poštu obračunavaju se i evidentiraju troškovi otpreme pošte na način utvrđen općim aktima poštanske službe.
19. Što je dostavna knjiga za mjesto i čemu služi?
Dostavna knjiga za mjesto je pomoćna evidencija u koju se upisuju svi akti i drugi materijali koji se putem dostavljača otpremaju drugim tijelima i osobama u istom mjestu ili se, radi žurnosti ili drugih razloga, moraju osobno dostaviti.

Prijem pošiljke potvrdit će se potpisom u dostavnoj knjizi za mjesto i na dostavnici.
20. Čemu služi rokovnik predmeta?
U rokovnik predmeta stavljaju se predmeti za koje je određeno da se drže u pisarnici do određenog roka, prema datumu koji je odredio ovlašteni službenik.
21. Što je knjiga pismohrane?
Knjiga pismohrane je pomoćna evidencija koju je dužna voditi pisarnica radi općeg pregleda cjelokupne građe odložene u pismohranu, ukoliko se elektroničkim putem ne vidi koji su predmeti u pismohrani.
22. Kako se obavlja razvođenje dovršenih predmeta?
Razvođenje dovršenih predmeta obavlja se:
  • u upisniku predmeta upravnog postupka odnosno urudžbenom zapisniku
  • prema uputi pisarnici (službenika koji postupa po spisu)
  • upisivanjem datuma razvođenja i stavljanjem oznake: ,,a/a" i roka čuvanja (sukladno propisima o arhivskoj djelatnosti)

Službenik pisarnice poslije obavljenog razvođenja dovršenih predmeta spis predmeta odlaže u pismohranu.

23. Koji su sastavni dijelovi neupravnog akta?
Službena prepiska s drugim tijelima ili osobama obavlja se neupravnim aktima.

Ako posebnim propisima nije drukčije određeno, neupravni akt mora sadržavati sljedeće osnovne dijelove:
  1. zaglavlje
  2. osobno ime odnosno naziv i adresu primatelja
  3. kratku oznaku predmeta
  4. tekst akta
  5. potpis ovlaštene službene osobe te
  6. otisak službenog pečata.


Osim osnovnih dijelova, neupravni akt sadržava i druge podatke (ako postoje):

  1. vezu brojčanih oznaka
  2. naznaku priloga
  3. kome se akt dostavlja osim primatelju.
24. Gdje se stavlja zaglavlje akta i što sadrži?
Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta.

Sadrži dijelove propisane propisima o natpisnoj ploči i zaglavlju akata tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) i mjesne samouprave te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti.
25. Čemu služe pečati i žigovi s grbom Republike Hrvatske?
Pečatom i žigom s grbom Republike Hrvatske tijela navedena Zakonom o pečatima i žigovima s grbom Republike Hrvatske ovjeravaju vjerodostojnost akata.
26. Kako izgleda pečat s grbom Republike Hrvatske?
Pečat je okruglog oblika, izrađen od gume ili drugog odgovarajućeg materijala, a služi za otiskivanje na papir ili drugu podlogu.
27. Kako izgleda žig s grbom Republike Hrvatske?
Žig je okruglog oblika, izrađen od metala ili drugog odgovarajućeg materijala, a služi za utiskivanje u papir ili drugu podlogu.
28. Tko sve rabi pečat i žig s grbom Republike Hrvatske?
Pečate i žigove s grbom RH rabe:
  • Predsjednik Republike Hrvatske
  • Ured predsjednika Republike Hrvatske
  • Hrvatski sabor
  • Vlada Republike Hrvatske
  • tijela državne uprave
  • sudovi
  • druga tijela državne vlasti
  • Ustavni sud Republike Hrvatske
  • Oružane snage Republike Hrvatske
  • javni bilježnici
  • pučki pravobranitelj
  • tijela jedinica lokalne samouprave i uprave
  • upravni odjeli te druga upravna tijela i stručne službe navedenih tijela
  • pravne osobe s javnim ovlastima.
29. Tko izrađuje pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske i na temelju čijeg ovlaštenja?
Pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske izrađuju:
  • ovlašteni obrtnik
  • ovlašteno trgovačko društvo
na temelju ovlaštenja Ministarstva unutarnjih poslova.
30. Koje ovlasti ima, odnosno, za što je nadležno Ministarstvo uprave u vezi s pečatima i žigovima?
Vezano uz pečate i žigove, Ministarstvo uprave:
  • daje odobrenje za izradu pečata i žigova s grbom Republike Hrvatske tijelima i pravnim osobama s javnim ovlastima
  • uništava pečate i žigove s grbom Republike Hrvatske
  • nadležno je tijelo za prijavu nestanka pečata ili žiga s grbom Republike Hrvatske.
31. Čemu služe štambilji?
U obavljanju poslova uredskog poslovanja mogu se koristiti štambilji kao pomoćno-tehnička sredstva, koji mogu biti promjenjivog sadržaja.
32. Za što se plaćaju upravne pristojbe?
Upravne pristojbe plaćaju se za pismena i radnje pred:
  • tijelima državne uprave
  • diplomatskim misijama, konzularnim uredima i drugim predstavničkim tijelima Republike Hrvatske u inozemstvu
  • tijelima jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave i njihovim upravnim tijelima te
  • pravnim osobama s javnim ovlastima.
33. Na koji se način plaća upravna pristojba?
Upravna pristojba plaća se  na propisani račun neovisno o iznosu pristojbe.
 
Iznimno, pristojbe u iznosu do 100,00 kuna mogu se platiti u državnim biljezima.
 
Ako za pojedine slučajeve Zakonom o upravnim pristojbama nije propisano drugačije, pristojbe se mogu plaćati i putem sustava e-Pristojbe.
34. Kako se poništavaju državni biljezi?
Državni biljezi poništavaju se pečatom ili na drugi odgovarajući način.
35. Koji sadržaj mora imati natpisna ploča sukladno Uredbi o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) samouprave i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti?
Natpisna ploča, sukladno navedenoj Uredbi, sadrži:
  • grb Republike Hrvatske
  • naziv: »Republika Hrvatska«
  • naziv tijela odnosno pravne osobe.
36. Gdje se u pravilu ističe natpisna ploča sukladno Uredbi o natpisnoj ploči i zaglavlju akta tijela državne uprave, lokalne, područne (regionalne) samouprave i mjesne samouprave, te pravnih osoba koje imaju javne ovlasti?
U skladu s navedenom Uredbom, natpisna ploča u pravilu se ističe na desnoj strani glavnog ulaza u zgradu, gledano u pročelje zgrade, u kojoj je smješteno tijelo odnosno pravna osoba.